Gérez vos mails facilement… et en toute sécurité

Ndlr : Merci à Xavier du groupe @cyberéthique (sur la messagerie Signal) pour cet article.

Vous cherchez une solution simple, respectueuse de votre confidentialité, pour gérer de façon centralisée et sécurisée toutes vos adresses mail? Le logiciel Thunderbird de la fondation Mozilla est peut être la réponse que vous attendiez.

Le célèbre logiciel opensource de réception de mails Thunderbird a reçu d’importantes mises à jour ces dernières années qui en font l’une des références en matière de gestion des mails.

• Présentation
• Installation
• Configuration de son adresse mail
• Filtrer vos mails

Présentation

Thunderbird est un client mail, c’est-à-dire un logiciel qui permet de gérer vos adresses mails, vos contacts et votre agenda. Il est opensource et librement téléchargeable.

Thunderbird offre de nombreux avantages :

• Gestion de plusieurs adresses mails dans une seule interface unifiée.
• Le tri automatique des mails entrants.
• Le blocage des contenus et images qui peuvent nuire à votre confidentialité et à votre sécurité.
• La configuration d’une suppression automatique des anciens mails selon certains critères.
• L’augmentation de la sécurité grâce au chiffrement de bout en bout.
• Travailler en hors connexion.
• Envoyer des mails en différé.
• La gestion des contacts et du calendrier. Vous pouvez même le synchroniser entre plusieurs appareils, si votre boite mail le permet, ou si vous avez un compte Nextcloud ou autre moyen d’hébergement.

Thunderbird est la solution idéale pour effectuer toutes vos tâches d’organisation quotidienne.

Contrairement à d’autres clients mails, Thunderbird permet de chiffrer très facilement les mails, en plus d’être simple et agréable à utiliser.

Pourquoi chiffrer les mails ?

Quelle que soit votre situation, que vous soyez un simple particulier ou un professionnel, le chiffrement de vos échanges permet d’avoir un maximum de confidentialité et de sécurité. Que vous soyez journaliste, membre d’une association, médecin, le chiffrement peut être mis en oeuvre très simplement à l’aide du protocole PGP « pretty good privacy » directement dans Thunderbird.

En mettant en place le chiffrement, vous permettez aussi à vos contacts de vous joindre de façon sécurisée et confidentielle.

L’avantage? Le chiffrement peut être appliqué à toute adresse mail, quel que soit l’hébergeur.

On parlera du chiffrement dans un second article qui sera entièrement dédié à ce thème.

Installation de Thunderbird

Sur Windows :

1. Allez sur le site de Thunderbird : https://www.thunderbird.net/fr/thunderbird/all/
2. Cliquez sur « Télécharger ».
3. Ouvrir le fichier téléchargé puis suivez les indications.

Sur Linux :

• En interface graphique :

1. Ouvrir la logithèque.
2. Chercher « Thunderbird »
3. Cliquer sur installer.

• En ligne de commande (debian, ubuntu, linux mint, etc.), taper :

sudo apt install -y thunderbird thunderbird-l10n-fr

Configuration de son adresse mail

Une fois installez, il faut configurer votre adresse mail.

Si vous avez déjà installé Thunderbird, et déjà configuré une adresse mail (par exemple via l’excellent Mailo), allez dans le menu hamburger (en haut à droite : ☰), cliquez sur « Nouveau compte », puis sur « Adresse e-mail existante ».

1. Renseigner les informations:

• Vous renseignez un nom (qui sera visible par vos correspondants).
• Renseignez votre adresse mail…
• …Puis votre mot de passe.
• Cliquez sur « Continuer »

2. Valider la configuration :

• Si « Configuration trouvée chez le fournisseur de messagerie. » s’affiche, alors vous pouvez cliquer sur « Terminé ».
• Sinon, il faudra vous renseigner auprès de votre fournisseur d’adresse mail pour obtenir les informations à renseigner dans le formulaire qui se présente en cliquant sur « Configuration manuelle ». Il s’agira de trouver les serveurs entrants et sortants (SMTP et IMAP) et les ports sécurisés (993 et 465 le plus souvent).

3. Normalement, vous arrivez sur une page semblable à celle-ci :

• Si vous le souhaitez, vous pouvez cliquer immédiatement sur « Chiffrement de bout en bout » pour configurer les clés de chiffrement. On en reparle dans l’article dédié.
• Cliquez sur « Terminer » pour voir enfin apparaître votre adresse mail, ses mails et ses dossiers.

Votre adresse mail est prête à l’emploi !

Filtrez vos mails

Les filtres de mails sont très utiles pour classer automatiquement vos mails selon des critères que vous choisissez vous-mêmes.

Par exemple, vous pouvez dire : si le mail est « publicite@mail.com » ou que le mail contient « no-reply », alors déplacer le mail dans le dossier « Poubelle » et le marquer comme lu.

Désormais, quand vous recevrez un mail inutile, il sera tout de suite classé verticalement.

On va donc vous apprendre à configurer les filtres Thunderbird pour qu’il automatise les tâches de classement : sauvegarde, poubelle, tri dans un dossier dédié etc.

Les prérequis pour créer un filtre :

Pour créer un filtre, il y a donc un prérequis important : identifier l’élément – ou les éléments – qui permettra de sélectionner précisément les mails sur lequel vous voulez appliquer le filtre.

Prérequis n°1 : identifier les mails

Par exemple, si le but est de déplacer automatiquement les mails provenant d’abonnement à des newsletters dans le dossier « Newsletter » :

• De mauvais filtre, ce serait :
  • Sélectionner tous les mails qui contiennent le caractère « @ »… Le filtre s’appliquerait à absolument tous vos mails.
  • Ou encore, sélectionner tous les mails qui ont pour objet « 25 janvier 2022 : les actus de la semaine »… Il y a des grandes que le filtre ne s’applique qu’à un seul mail…
• Un bon filtre se rapprocherait de :
  • Sélectionner les mails dont le champ expéditeur contient « newsletter », ou le champ objet contient « actualité ». Seront ainsi déplacés uniquement les mails dont l’expéditeur contient la mention « newsletter » ou précise dans l’objet qu’il s’agit d’actualité.

Prérequis n°2 : avoir le dossier de destination

Si votre filtre a pour vocation à déplacer certains mails dans un dossier spécifique, assurez-vous, avant de créer le filtre, que le dossier visé existe déjà.

Pour créer un dossier : dans Thunderbird, dans le panneau de gauche en dessous de « + Nouveau message », faire un clic-droit sur l’adresse mail où vous voulez ajoutez un sous dossier. Puis cliquez sur « Nouveau dossier ». Donnez-lui un nom, puis validez en cliquant sur « Créer le dossier ».

Création du filtre

Ceci est la méthode simplifiée pour mettre en place un filtre, mais ne peut prendre en compte qu’une seule condition pour identifier les mails.

Nous reprenons l’exemple où nous voulons trier tous nos mails de « newsletter » pour les déplacer dans le dossier Newsletter.

1. Vous venez de recevoir (une fois de plus) un mail de newsletter… Ouvrez-le.
2. Identifiez le champ sur lequel vous voulez appliquer votre filtre (soit expéditeur, soit objet). Dans notre cas, ce sera l’adresse mail de l’expéditeur.
3. Faire un clic-droit sur le champ (expéditeur ou objet).
4. Cliquez sur « Créer un filtre ».
5. Tout en haut, donnez un nom à votre filtre (soyez explicite, quand on a beaucoup de filtres ça permet de mieux les gérer par la suite).
6. Dans le champ « Exécuter ces actions », nous choisissons dans notre cas : « Choisir le dossier », puis nous naviguons dans les dossiers de nos adresses mails jusqu’à la destination voulue.
7. Enfin, on clique sur « Ok ».
8. S’ouvre alors une fenêtre avec tous vos filtres existants. Vous pouvez cliquer en bas sur « Exécuter » pour appliquer votre nouveau filtre sur tous vos mails déjà présents dans votre boite de réception.
9. Vous pouvez fermer cette dernière fenêtre.

Voilà, votre premier filtre est en place. Tous les mails de l’expéditeur sélectionnés pour créer notre filtre seront déplacés dans le dossier renseigné à l’avenir.

La limitation de ce filtre, c’est qu’il ne fonctionnera qu’avec un seul expéditeur. Mais, avec le paragraphe suivant, nous pouvons rajouter d’autres conditions, notamment si vous voulez qu’il fonctionne avec plusieurs expéditeurs.

Règles de filtrage avancées :

Ici, nous allons mettre en place un filtre avec plusieurs conditions et plusieurs actions.

L’exemple que nous allons mettre en place est le suivant : nous voulons que tous les mails concernant des newsletters soient automatiquement redirigés dans le dossier « Newsletter » (déjà existant).

Nous partons du principe que vous avez déjà en tête les informations qui permettent d’identifier les mails qui concernent ce filtre.

1. Ouvrir la liste des filtres :
   1. Aller dans le menu hamburger (en haut à droite : ☰).
   2. Cliquer sur « Outils »
   3. Puis sur « Filtres de messages ».
2. Créer ou sélectionner un filtre existant :

• Si vous voulez créer un nouveau filtre : cliquer à droite sur le bouton « Nouveau… », puis nommez tout en haut votre filtre.
• Si vous voulez modifier un filtre existant, double-cliquez sur celui-ci dans la liste principale.

3. Ajouter une condition : les conditions s’affichent à condition d’une par ligne dans le champ central de la fenêtre. Pour créer une condition :

• Cliquez sur « + » à droite de la première ligne. (si la première condition n’est pas renseigné, vous pouvez directement la renseigner).
• Sur la ligne, à gauche, sélectionnez le champ concerné.
• Sur la même ligne, au milieu, choisissez le type de comparaison à effectuer.
• Enfin, à droite, remplissez le critère de sélection.
• Ajoutez autant de condition que souhaitez.
• Par exemple, dans notre cas, nos deux lignes obtenues sont : « De », « contient », « newsletter ». « Sujet », « se termine par », « Actu de la semaine ».

4. Gérer la multiplicité des conditions :

• Condition ET : si parmi les conditions enregistrées une seule ne correspond pas au mail entrant, aucune action ne sera exécutée. Pour activer cette option : Juste au-dessus de la section des conditions, cochez « Valider toutes les conditions suivantes ».
• Condition OU : si parmi les conditions enregistrées une seule correspond au mail entrant, les actions seront exécutées. Juste au-dessus de la section des conditions, cocher « Valider au moins une des conditions suivantes ».

5. Ajouter des actions : pour un mail qui correspond aux conditions, vous pouvez exécuter plusieurs actions en procédant de manière semble qu’à l’étape 3, dans le champ inférieur de la fenêtre :
   1. Cliquez sur « + » à droite de la première ligne. (si la première condition n’est pas renseignée, vous pouvez directement la renseigner).
   2. Sur la ligne, à gauche, sélectionnez le type d’action à exécuter.
   3. Puis, si nécessaire, renseignez le champ qui s’affiche juste à droite.
6. Terminer en cliquant sur « OK ».

Vous pouvez alors exécuter immédiatement votre nouveau filtre en cliquant sur « Exécuter ». Par la suite, tous vos mails entrants qui respectent vos conditions de filtrage seront redirigés selon vos choix.

A vous de jouer !